Zorgvuldig met
jouw gegevens.

1. Wie is verantwoordelijk?

DitDuz Digital is de digitale dienstverlening van Boshuis Media. Voor onze eigen aanvragen, klantadministratie en bedrijfsvoering is Boshuis Media verwerkingsverantwoordelijke.

Deze verklaring gaat over DitDuz Digital. Voor de nieuws- en krantendiensten van Boshuis Media en DitDuz geldt de algemene privacyverklaring.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Een vraag, offerte of kennismaking

We verwerken je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en bedrijfsnaam, je gekozen dienst en de inhoud van je bericht. Ook leggen we de ontvangst en behandeling van je aanvraag vast in ons interne aanvraagsysteem. Dit is nodig om je verzoek te beantwoorden en, als je dat vraagt, een overeenkomst voor te bereiden. Bij zakelijke contactpersonen baseren we dit mede op ons gerechtvaardigde belang bij zakelijke communicatie.

Projecten, beheer en facturatie

Bij een opdracht verwerken we contactgegevens, afspraken, projectcommunicatie, factuurgegevens en betaalinformatie. We gebruiken deze voor uitvoering van de overeenkomst en de wettelijke administratieplicht. Gegevens van medewerkers van een zakelijke klant gebruiken we voor het gerechtvaardigde belang om de opdracht te organiseren en uit te voeren.

Technische ondersteuning en beveiliging

Voor ondersteuning kunnen relevante account-, apparaat- en systeemgegevens, foutmeldingen, logbestanden en de inhoud van een supportverzoek nodig zijn. We beperken toegang en onderzoek tot wat voor de opdracht noodzakelijk is. Voor beveiliging van onze eigen website en systemen verwerken we technische verzoekgegevens, zoals IP-adres, tijdstip en foutinformatie, vanuit ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen en storingen te onderzoeken. Daarbij wegen we de privacybelangen van betrokkenen mee.

Toestemming en marketing

Een contactaanvraag is geen inschrijving voor reclame. Wanneer we voor een verwerking toestemming nodig hebben, vragen we die apart en voor een duidelijk doel. Je kunt toestemming weer intrekken; dat verandert niet de rechtmatigheid van het eerdere gebruik. Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing.

Naam, e-mailadres en bericht zijn nodig om een formulieraanvraag te behandelen. Bedrijf en telefoonnummer zijn optioneel. Stuur geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen, medische gegevens of andere gevoelige gegevens via het openbare formulier of WhatsApp. Spreek voor noodzakelijke vertrouwelijke informatie eerst een passende overdrachtswijze met ons af.

3. Gegevens die we namens jouw organisatie verwerken

Bij website- en webshopbeheer, API-koppelingen, migraties, back-ups, IT-support of marketinguitvoering kunnen we persoonsgegevens van jouw klanten, bezoekers of medewerkers verwerken. Denk aan order- en adresgegevens, zakelijke gebruikersaccounts, nieuwsbriefbestanden of supportinformatie. Als jij doel en middelen bepaalt en wij uitsluitend in jouw opdracht werken, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

In dat geval sluiten we vóór de verwerking een verwerkersovereenkomst. Daarin leggen we onder meer de opdracht en duur, soorten gegevens, beveiliging, geheimhouding, subverwerkers, incidentmelding, hulp bij privacyverzoeken en verwijdering of teruggave vast. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

We gebruiken gegevens uit een klantomgeving niet voor onze eigen marketing. Heb je een privacyvraag over een webshop of organisatie waarvoor wij de techniek beheren? Neem in eerste instantie contact op met die organisatie. Een verzoek dat bij ons binnenkomt, behandelen we volgens de afspraken met de verantwoordelijke.

4. Met wie delen we gegevens?

Onze bevoegde medewerkers krijgen toegang voor zover hun werkzaamheden dat vereisen. Daarnaast kunnen hosting-, database-, e-mail- en andere zakelijke IT-dienstverleners gegevens verwerken die nodig zijn voor hun dienstverlening. Met partijen die namens ons verwerken, maken we de vereiste verwerkersafspraken. Bij opdrachten kan ook uitwisseling plaatsvinden met de door jou gekozen webshop-, boekhoud-, CRM-, cloud- of marketingdienst. De concrete leveranciers en rollen hangen af van de opdracht en worden daarin of in de verwerkersovereenkomst vastgelegd.

We verkopen geen persoonsgegevens. We verstrekken gegevens aan overheidsinstanties wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. Een leverancier die eigen doeleinden bepaalt, kan zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn; diens eigen privacyinformatie is dan ook van belang.

Als een dienst gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moet daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen, waar nodig met aanvullende maatregelen. Je kunt via ons contactadres informatie krijgen over de doorgifte en de voor jouw verwerking toepasselijke waarborgen.

4a. Domeinnamen, e-mail en Microsoft 365

Voor domeinregistratie en verhuizing geven we de noodzakelijke houder- en contactgegevens door aan de registrar en, waar vereist, de beheerder van de domeinextensie. Welke gegevens worden geregistreerd of gepubliceerd hangt af van die extensie en de toepasselijke regels. We beperken de gegevens tot wat voor registratie en beheer nodig is.

Bij zakelijke e-mail en Microsoft 365 kunnen wij in jouw opdracht gebruikersaccounts, zakelijke contactgegevens, mailboxen, bestanden, apparaat- en beveiligingsgegevens verwerken. Toegang tot inhoud gebruiken we alleen als dat voor de afgesproken ondersteuning noodzakelijk is. We leggen rollen, rechten, leveranciers, bewaarbeleid en eventuele migraties vast in de opdracht en waar nodig de verwerkersovereenkomst. De beschikbare cloud- en opslagregio’s hangen af van het gekozen product en de instellingen; we beloven niet dat alle verwerking uitsluitend in Nederland plaatsvindt.

Microsoft verwerkt gegevens volgens de toepasselijke product- en privacyvoorwaarden. Welke partij voor welke verwerking verantwoordelijk is, beoordelen we op de feitelijke dienstverlening. Zie ook de privacyverklaring van Microsoft. Het verlenen van Microsoft-beheertoegang is geen toestemming om klantgegevens voor onze eigen marketing te gebruiken.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

Niet ieder dossier heeft dezelfde bewaartermijn. We bepalen de termijn aan de hand van het doel, de opdracht, wettelijke verplichtingen en de noodzaak om afspraken of aanspraken te kunnen onderbouwen.

Voor gegevens die langer bewaard moeten blijven, beperken we het gebruik tot dat doel. Je kunt ons vragen welk bewaarbeleid en welke termijn op jouw specifieke gegevens van toepassing zijn.

6. Website, lettertypen en WhatsApp

De Digital-pagina’s laden zelf geen advertentiepixels of analytische trackingsoftware. Het aanvraagformulier gebruikt de beveiliging van ons platform om misbruik en dubbele inzendingen te beperken. Voor andere onderdelen van het Boshuis Media-platform kunnen afzonderlijke cookie- en privacyinstellingen gelden.

Voor de vormgeving haalt je browser lettertypen op bij Google Fonts. Daarbij ontvangt Google technische verbindingsgegevens, waaronder je IP-adres. Meer informatie staat in het privacybeleid van Google.

De WhatsApp-link opent een externe dienst. Pas wanneer je die link gebruikt of een bericht stuurt, vindt contact via WhatsApp plaats. Je telefoonnummer en bericht worden dan ook door die dienst verwerkt volgens het privacybeleid van WhatsApp. Je kunt ons ook gewoon bellen of e-mailen. We plaatsen geen ingebouwde WhatsApp-tracker op deze pagina.

We nemen binnen deze dienstverlening geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over personen die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben.

7. Hoe beveiligen we gegevens?

We gebruiken voor het websiteverkeer een versleutelde verbinding en voor het interne aanvraagsysteem toegangsrechten. Bij beheeropdrachten stemmen we maatregelen af op de gegevens en risico’s, waaronder toegang, updates, back-ups en herstel. Afspraken over controles en hersteltermijnen leggen we vast; absolute veiligheid of ononderbroken beschikbaarheid is niet te garanderen.

Vermoed je een beveiligingsincident? Neem direct contact op via ict@boshuismedia.nl of 06 1467 1562. We beoordelen het incident en volgen de toepasselijke wettelijke en contractuele meldplichten. Bij verwerking namens een klant informeren we de verantwoordelijke zonder onredelijke vertraging zodra we een relevant datalek vaststellen.

8. Welke rechten heb je?

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken. Deze rechten zijn niet onbeperkt; een wettelijke bewaarplicht kan bijvoorbeeld verwijdering verhinderen. We leggen een eventuele beperking uit.

Stuur je verzoek naar ict@boshuismedia.nl. We kunnen proportionele aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet uit eigen beweging een volledige kopie van een identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een wettelijk toegestane verlenging nodig is, laten we dit binnen die maand weten met de reden.

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je mag daar ook rechtstreeks terecht.